RW wypełnia się tylko w przypadku pobierania płatnych gadżetów. W rubryce „pobierający” na samej górze wskazuje się jednostkę, która finansuje materiały promocyjne. W miejscu tym – lub nad tabelką – trzeba wpisać numer finansowania.

Poza wskazaniem „ilości żądanej”, czyli liczby gadżetów i „nazwy i określenia materiału”, np. długopis US, granatowa koszulka damska – rozmiar M, trzeba też wypełnić rubryki z lewej strony: „wystawił”, „zatwierdził” (osoba zatwierdzająca środki) i „pobrał” (osoba odbierająca materiały z magazynu). Osoba zatwierdzająca środki musi podpisać RW w EZD podpisem kwalifikowanym, a osoba, która odbierze materiały z magazynu, musi RW zaakceptować.

Pozostałych rubryk się nie wypełnia.